Sprawozdanie z realizacji projektu - najważniejsze informacje

Zgodnie z art. 18  ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn.: Dz.U. 2018 poz. 450) realizatorzy zadań publicznych zobowiązani są do złożenia sprawozdania z realizacji zadania publicznego w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Jakie informacje należy zawrzeć w sprawozdaniu? Jakie załączniki i dlaczego należy załączyć do sprawozdania? Skąd pobrać wzór sprawozdania? - odpowiedzi na te pytania zamieszczamy poniżej.

1. Wzór sprawozdania

W trybie otwartego konkursu ofert:
Wzór sprawozdania z realizacji zadania publicznego określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300). Wzór może być jednak nieznacznie modyfikowany przez jednostkę ogłaszającą konkurs, dlatego niezwykle ważne jest, by pobrać wzór sprawozdania załączony do ogłoszenia o konkursie. 

W trybie pozakonkursowym:
Wzór sprawozdania z realizacji zadania określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 kwietnia 2016 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz.U. poz. 570). Uproszczony wzór sprawozdania z realizacji zadania publicznego (oraz pozostałe informacje dotyczące możliwości realizacji zadania w trybie pozakonkursowym): KLIKNIJ TUTAJ. 

2. Jakie informacje należy zawrzeć w sprawozdaniu?

W trybie otwartego konkursu ofert sprawozdanie zawiera m.in:

• szczegółowy opis wykonania zadania publicznego, z uwzględnieniem osiągniętych celów oraz zrealizowanych działań;
• daty wykonania poszczególnych etapów działań;
• zestawienie wydatków poniesionych na wykonanie zadania publicznego wraz ze wskazaniem źródeł ich finansowania;
• informację o poniesionych nakładach na wykonanie zadania publicznego z podziałem na wkład osobowy i rzeczowy.

W trybie pozakonkursowym uproszczone sprawozdanie zawiera m.in.:

• opis wykonania zadania;
• zestawienie wydatków finansowanych z dotacji. 

3. Jakie załączniki i dlaczego należy załączyć do sprawozdania?

Zarówno do sprawozdania z realizacji zadania publicznego rozpatrywanego w trybie otwartego konkursu ofert, jak i w trybie pozakonkursowym do sprawozdania należy dołączyć:

• dokumenty księgowe potwierdzające wydatkowanie środków finansowych tj.: faktury wraz z potwierdzeniem dokonania płatności, rachunki wraz z potwierdzeniem dokonania płatności (także za należności cywilno-prawne) i umowy, na podstawie których rachunki zostały wystawione. Dokumenty księgowe powinny zawierać opis oraz dekret księgowy na oryginale (przykład wzoru: Poradnik dla NGO, str. 26-27), natomiast obustronne kserokopie powinny zawierać potwierdzenie  „Za zgodność z oryginałem”;
• materiały informujące o realizacji zadania publicznego tj. fotografie, materiały prasowe, galerie w mediach społecznościowych etc.;
• materiały dokumentujące stan realizacji umowy w zakresie obowiązków informacyjnych m.in. w zakresie prawidłowości zastosowania logotypu oraz zamieszczenia informacji  „Projekt współfinasowany ze środków budżetu Gminy Skawina”;
• dokumenty potwierdzające wolontariat (np. oświadczenie reprezentantów podmiotu lub umowy wolontariackie z poświadczeniem realizacji działań);
• dokumenty potwierdzające wkład rzeczowy  w szczególności umowy użyczenia, wyceny itp.;
• w przypadku np. wyjazdów i obozów listy uczestników ze wskazaniem uczestników w terenu gminy Skawina lub oświadczenie o liczbie uczestników będących mieszkańcami gminy Skawiny;
• w przypadku prowadzenia działań profilaktycznych należy dołączyć dziennik zajęć (do wglądu).

AKTY PRAWNE:

• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 kwietnia 2016 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego 

Dodatkowych informacji udzielają pracownicy Wydziału Promocji, Współpracy, Sportu i Kultury:

• Monika Fiołka, tel.: 12 277 01 03, e-mail: m.fiolka@gminaskawina.pl
• Dorota Bal, tel.: 12 277 01 03, e-mail: d.bal@gminaskawina.pl
• Joanna Maryon-Golonka, tel.: 12 277 01 34, e-mail: j.golonka@gminaskawina.pl